Những thuật ngữ chung cần biết khi lắp đặt hệ thống tổng đài nội bộ

Một số thuật ngữ chung về tổng đài nội bộ

- Thuê bao điện thoại là gì? Là số điện thoại đựơc cung cấp bởi các nhà cung cấp (Bưu điện Viettel, VNPT, FPT, CMC,…)

- Trung kế (Central Office CO – Trunk) là gì? nói về đường dây điện thoại của công ty lắp vào tổng đài điện thoại nội bộ để công ty giao dịch.

- Trung kế luồng (E1, T1) là gì? thay vì thuê bao từng đường dây điện thoại, 1 công ty có nhu cầu giao dịch nhiều có thể thuê bao theo luồng (E1: 30 thuê bao thoại – 2 kênh báo hiệu, T1: 24 thuê bao thoại) để giao tiếp vào tổng đài.

- Thuê bao nội bộ (extension), máy lẻ là gì? mỗi tổng đài có 1 phương thức đánh số thuê bao nội bộ khác nhau nhưng tập trung lại là: chỉ định 1 số điện thoại cho 1 cá nhân để khi cần liên lạc với các nhân đó, chỉ cần bấm số danh bạ nội bộ của người đó. Thông thường, các loại tổng đài hiện nay cho phép nhiều định dạng (nhó 2 số, 3 số, 4 số) và cho phép đổi số theo yêu cầu. Ví dụ: đổi số trùng với số phòng khách sạn, đổi số theo ý thích..

- Transfer ( Chuyển cuộc gọi ) là gì? Khi thuê bao điện thoại gọi vào công ty, lễ tân nghe máy, mục tiêu của cuộc gọi là một thuê bao khác (như kinh doanh, kỹ thuật… có thể là thuê bao nội bộ hoặc thuê bao điện thoại, kể cả di động hoặc thuê bao quốc tế), người nghe có nhiệm vụ chuyển cuộc gọi đến người được yêu cầu.

- Forward ( chuyển hướng gọi ) là gì? Khi có nhu cầu tiếp nhận không bỏ sót bất kỳ cuộc điện thoại gọi đến, người dùng có thể chuyển hướng cuộc gọi đến một thuê bao khác mà mình đang sử dụng (có thể là thuê bao nội bộ hoặc thuê bao điện thoại, kể cả di động hoặc thuê bao quốc tế).

- Paging là gì? Một sự cố bất ngờ ( hoả hoạn, họp đột xuất,…) hoặc cần thông báo rộng rãi trong phạm vi thiết lập trước sẽ được thông báo ra hệ thống loa từ bất kỳ máy điện thoại nào mà người dùng có thể tiếp cận để nhanh chóng thông báo xử lý sự cố - Hệ thống âm thanh được phát ra ( được thông báo từ 1 máy lẻ bất kỳ trong hệ thống tổng đài)

- DISA ( Direct Inward System Access ) là gì? Hệ thống truy nhập trực tiếp thuê bao cho phép người dùng tiếp cận tới thuê bao không thông qua lễ tân ( Cái chúng ta vẫn thường gặp khi gọi đến một Công ty, một cơ quan nào đó mà bạn được nghe “ cảm ơn quý khách đã gọi đến….” )

- OGM ( Outgoing Message ) là gì? Bản tin thông báo và lời chào ghi âm được phát ra để hướng dẫn người dùng các bước tiếp cận tiếp theo ( ví dụ : cảm ơn quý khách đã gọi đến Công ty A, xin vui lòng quay tiếp số máy lẻ cần gặp hoặc bấm số 0 để được hướng dẫn. Xin cảm ơn )

- Time Service: ( Thời gian phục vụ ) là gì? Cho phép cài đặt thời gian phục vụ ( Ngày/Đêm/Trưa ) theo từng nhu cầu. Ví dụ: thời thời gian làm việc từ mấy giờ đến mấy giờ, thời gian nghỉ trưa từ mấy giờ đến mấy giờ, và ngoài giờ làm việc từ mấy giờ đến mấy giờ.

- Khi kết hợp Time Service với DISA thì với mỗi khoảng thời gian đó sẽ có lời hướng dẫn riêng. Ví dụ thông báo ngoài giờ làm việc “Hiện này đã hết giờ làm việc, thời gian làm việc buổi sáng bắt đầu từ 8h đến 11h, buổi chiều từ 14h đến 17h các ngày từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần)

- Call ID là gì? Hiển thị số gọi đến.

- DECT phone là gì? Máy điện thoại mẹ bồng con kỹ thuật số

- IP phone là gì? Một thuê bao có số IP tĩnh có thể gọi 1 thuê bao IP khác trên mạng Internet thông qua các đường truyền liên thông (Lease line, ISDN, ADSL…) không tốn cước phí (xu hướng hiện nay) và không phân biệt biên giới.

- Indicate console: Hiển thị trạng thái bận/rỗi của thuê bao nội bộ

- DND ( Do not Disturb – Không làm phiền ): Chế độ cài đặt máy bận khi không muốn tiếp cuộc gọi đến để xử lý vụ việc khác (hội họp, tiếp khách)

- One Touch Dialing: Phương thức quay số tắt bằng cách cài sẵn số chỉ định mà khi cần ấn 1 nút quay số.

- Walking COS (Class of Service): Chỉ định các lớp dịch vụ để phân lớp người dùng (gọi liên tỉnh, quốc tế, di động…)

- Door phone/Door Opener: Chức năng thực hiện điều khiển đóng mở cửa hoặc thông báo nội dung cho người có thẩm quyền thông qua hình thức thoại (kết hợp vớ DISA-OGM, có thể mở cửa từ xa)

- Hold: Giữ cuộc gọi để xử lý thông tin, đầu dây bên kia được nghe nhạc do thiết bị phát ra.

- Emergency/VIP call: Khi có nhu cầu thoại nhưng trung kế đã bị chiếm hết, thuê bao có chức năng này có thể ngắt bất kỳ trung kế nào để thực hiện cuộc thoại của mình.

- Hot line/Warm line: Khi nhấc máy lên, máy được chỉ định sẽ đổ chuông ngay lập tức (Hotline) hoặc đổ chuông sau vài giây (Wrmline) mà không cần bấm số. Thường dùng cho các ngân hàng (báo động) hoặt gọi cấp cứu, cứu hộ..

- Call Waiting: 1 cuộc điện đàm đang diễn ra, 1 cuộc gọi khác đang đến, người nghe được thông báo bằng âm hiệu đổ chuông (tút..tút), khi đó, người nghe có thể giữ cuộc gọi đang điện đàm, xử lý cuộc gọi đến và sau đó tiếp tục đàm thoại.

- Time reminder: Chức năng định giờ báo thức

- Extention Lock: Khoá máy nội bộ không cho người khác sử dụng bằng password do người dùng tạo ra.

- UCD (Uniform Call Distribution): Hình thức đổ chuông phân phối cho từng nhóm máy (Group) theo kiểu quay vòng (Ring) hoặc đầu cuối (terminate), chức năng này thường dùng cho các nhóm máy như nhóm kinh doanh, tư vấn, bánh hàng,…)

- Conferrence – đàm thoại hội nghị: Hình thức nói chuyện/ hội nghị qua thoại 3-4-5 người bằng cách kết nối từ hệ thống tổng đài điện thoại

- Call Pickup: Khi thuê bao A đang bận xử lý công việc, thuê bao B có thể chiếm chuông thoại của thuê bao A để xử lý giúp cho thuê bao A. Khả năng xảy ra khi 2 thuê bao cùng nhóm.

- Voice mail: Hệ thống hộp thư thoại lưu trữ/ hướng dẫn tín hiệu thoại

- SMDR (Station Message Detail Recording): Hiển thị chi tiết cuộc gọi được ghi nhận thông qua thiết bị vào ra (Máy in/ phần mềm tính cước) để kiểm soát.

- Battery Backup: Hệ thống UPS (Uninterrupted Power System - Hệ thống chống cúp điện) chỉ cho đủ điện trong vòng 10-30 phút - với khả năng đầu tư), tuy nhiên, hệ thống thông tin liên lạc cần ít nhất 8-12 giờ liên lạc, hệ thốngBattery backup hỗ trợ được khả năng này.

- Music (BGM- Back Ground Music): Thử nghĩ xem, 1 cuộc gọi đến thuê bao nội bộ phát bài “Happy Birthday” nhân sinh nhật người nghe sẽ làm cho ý nghĩa cuộc sống thêm phần hấp dẫn, tính năng này thường được áp dụng cho các khách sạn, hoặc thường thấy ở các đài 1080. Tuy nhiên vẫn có thể thực hiện tại bất kỳ đâu.

- Polarity Reverse Detection: Tính năng đảo cực cuộc gọi để hệ thống SMDR ghi nhận chính xác thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc gọi.