Hướng dẫn sử dụng phần mềm chấm công TAS-ERP 2014
cách sử dụng phần mềm chấm công TAS-ERP 2014.
Đây là phần mềm tiếng Việt chuyên dụng cho việc quản lý chấm công, phù hợp cho các doanh nghiệp, văn phòng, nhà máy, trường học, v.v
1. Khai báo tham số (tên công ty, tham số chấm công).
Để bật chức năng khai báo tham số, bạn làm như sau:
Ø B1: Nhấn chọn Hệ thống trên thanh tác vụ.
Ø B2: Chọn Đặt tham số ( Ctrl+F11).
Ø B3: Khung khai báo hiện ta. Tại đây ta khai báo các thông tin cần thiết.
|
Tham số |
Giải thích |
|
Tên công ty |
Là tên công ty đuợc hiển thị trên cây thư mục và các báo cáo |
|
Ngưỡng lọc |
Là khoảng thời gian cho phép giữa 2 lần quẹt thẻ, nếu khoảng thời gian giữa 2 lần nhỏ hơn nguỡng lọc, phần mềm sẽ bỏ qua lần quẹt sau, chỉ lấy lần quẹt truớc đó. |
|
Chu kì tải dữ liệu |
Là chu kì thời gian phần mềm tự động tải dữ liệu chấm công từ máy. |
|
Chu kì xoá dữ liệu |
Là chu kì thời gian phần mềm tự động xoá dữ liệu chấm công từ máy. |
|
Ngưỡng ngày |
Là ngưỡng thời gian bắt đầu đuợc tính là thời gian làm việc ban ngày. |
|
Ngưỡng đêm |
Là ngưỡng thời gian bắt đầu đuợc tính là thời gian làm việc ban đêm. |
|
Loại tính công |
Có thể tính tròn công hoặc lẻ công, tính công theo giờ. |
|
Ngày bắt đầu chấm công |
Là ngày bắt đầu tính công cho tháng đó. |
|
Công chuẩn tháng |
Là số công chuẩn có thể nhân đuợc (có thể hơn hoặc kém tuỳ vào thời gian làm thêm hay thời gian nghỉ). |
Ø B4: Nhấn Chấp nhận để đồng ý, hoặc Trở về để huỷ bỏ.
2. Khai báo máy chấm công.
Để khai báo máy chấm công ta làm như sau:
Ø B1: Nhấn chọn Hệ thống trên thanh tác vụ.
Ø B2: Chọn Khai báo máy chấm công (F1) hoặc kích trực tiếp vào biểu tuợng MCC trên thanh tác vụ.
Ø B3: Nhấn Tạo mới, khung khai báo hiện ra. Tại đây bạn phải điền các thông tin cần thiết cũng như thao tác đuợc các chức năng: Kết nối, Tạo mới, Lưu, Xóa…
|
Tham số |
Giải thích |
|
Mã đầu đọc |
Là mã đầu đọc do bạn tự định nghĩa. Mã này không được trùng với mã của đầu đọc khác. |
|
Loại đầu đọc |
Là mục định nghĩa loại đầu đọc mà bạn đang sử dụng, tuỳ theo mỗi đầu đọc mà bạn chọn loại đầu đọc cho phù hợp. |
|
Tên đầu đọc |
Là tên của đầu đọc. |
|
Dữ liệu tải đến |
Là mốc để phần mềm tải dữ liệu. |
|
Là đầu đọc vào |
Là định nghĩa máy này quẹt vào, các dữ liệu chấm công trên máy này mặc định có trạng thái là vào (chỉ ứng dụng với trạng thái vào/ra theo đầu đọc). |
|
Net connect |
Bạn chọn mục này khi phưong thức kết nối máy chấm công thông qua chuẩn giao tiếp ethernet. |
|
COM connect |
Mục này định nghĩa phuơng thức kết nối với máy chấm công theo chuẩn RS485 hoặc RS232. |
|
IP |
Là IP của máy chấm công. |
|
Port |
Port của máy chấm công (đối với x628 TFT và x628 Bamp;W là 4370, x628e và x628i là 5005, vidir là 9870). |
|
COM |
Là cổng com bạn sử dụng khi dùng phương thức kết nối với máy chấm công bằng RS232 hoặc RS485. |
|
Baud rate |
Tốc độ chuyền dữ liệu (thường đặt 115200). |
Ø B4: Bấm Lưu để hoàn tất quá trình.
2.1. Cấu hình máy chấm công
Đây là chức năng cho phép bạn quản lý và cấu hình máy chấm công. Để khai báo cấu hình máy chấm công bạn làm như sau:
Ø B2: Khung khai báo hiện ra. Lựa chọn máy chấm công rồi nhấn Kết nối.
Ø B3: Chọn Cấu hình MCC. Tại cửa sổ cấu hình MCC bạn có các thông tin về máy chấm công:
|
Tham số |
Giải thích |
|
Ngày giờ |
Là ngày giờ hiện tại trên máy chấm công. |
|
Số lần quẹt |
Là số bản ghi đang được máy lưu trữ. |
|
Số người dùng |
Là số lượng nhân viên đã được khai báo trên máy. |
|
Đồng bộ với máy tính |
Là nút có chức năng đồng bộ ngày giờ trên máy chấm công với máy tính. |
|
Lưu cấu hình |
Dùng để lưu thời gian sau khi bạn bấm nút đồng bộ với máy tính. |
|
Xóa dữ liệu quẹt thẻ |
Là nút có chức năng xóa toàn bộ số bản ghi mà máy đang lưu trữ. |
|
Xóa tất cả các User |
Là nút có chức năng xóa tất cả các dấu vân tay trên máy chấm công. |
|
Xóa Admin |
Là nút có chức năng xóa toàn bộ quyền quản lý trên máy chấm công. |
Lưu ý: Các chức năng Xóa dữ liệu quẹt thẻ, Xóa tất cả các User và Xoá Admin là các chức năng sẽ xóa tất cả các dữ liệu tương ứng trong máy chấm công đã kết nối, vì vậy cần phải suy nghĩ kỹ hoặc sao lưu dữ liệu trước khi sử dụng các chức năng này.
2.2. Lấy dữ liệu từ MCC về CSDL
Để lấy dữ liệu từ máy chấm công về cơ sở dữ liệu bước đầu tiên cần là kết nối với máy chấm công, sau đó làm theo các bước sau:
Ø B1: Chọn tab MCC-gt;CSDL
Ø B2: Duyệt nhân viên từ MCC (Tải xuống thông tin các user)
Ø B3: Nhấn Lưu để Lưu vào CSDL.
|
Tham số |
Giải thích |
|
Cập nhật lại những vân tay đã có |
Tích để cập nhật những vân tay đã được khai báo trước đó (nếu vân tay chưa có thì thêm mới). |
2.3. Lấy dữ liệu từ CSDL vào máy chấm công
Để lấy dữ liệu từ CSDL có sẵn vào máy chấm công ta làm như sau:
Ø B1: Chọn tab CSDL-gt;MCC
Ø B2: Duyệt nhân viên từ CSDL – Tải lên danh sách nhân viên từ CSDL
Ø B3: Chọn cửa (máy) mà bạn cần ghi.
Ø B4: Tích các nhân viên muốn tải lên.
Ø B5: Ghi vào máy chấm công - Lưu dữ liệu từ CSDL vào máy chấm công.
|
Tham số |
Giải thích |
|
Lấy tên từ PM |
Từ ID có sẵn sẽ lấy tên nhân viên tuơng ứng trong CSDL. |
|
Lấy User từ DSNV |
Hiển thị danh sách tất cả nhân viên có trong CSDL |
|
Xoá VT trong CSDL |
Dùng để xoá dữ liệu vân tay (của nhân viên đuợc chọn) đã lưu trong CSDL. |
3. Khai báo ca làm việc
Cách 1
Ø B1: Nhấn Hệ thống.
Ø B2: Chọn Khai báo ca làm việc.
Ø B3: Khung khai báo ca làm việc hiện ra.
Cách 2
Ø B1: Nhấn Khai báo ca (phím nhanh F6) trên thanh tác vụ.
Ø B2: Khung khai báo ca hiện ra.
3.1. Tạo mới ca làm việc
Tại cửa sổ quản lý ca, bấm Tạo mới để thêm mới 1 ca làm việc.
|
Tham số |
Giải thích |
|
Mã ca |
Là tên viết tắt được hiển thị trên các báo cáo và bảng phân ca. |
|
Loại ca |
Là loại ca là việc mà bạn khai báo. |
|
Loại công |
Là loại công mà bạn muốn khai báo (ngày thường, làm thêm…) |
|
Cách chọn cặp vào ra |
Là phương thức chọn các cặp vào ra để tính giờ (VD: Khi chọn quẹt đầu tiên - quẹt cuối cùng, phần mềm sẽ chọn cập đầu tiên của ca là việc và lần quẹt cuối cùng của ca làm việc để tính giờ và bỏ qua tất cả các cặp vào ra ở giữa ca). |
|
TG bắt đầu ca làm việc |
Là thời gian bắt đầu ca làm việc. |
|
TG kết thúc nửa ca đầu |
Là thời gian bắt đầu nghỉ giải lao giữa ca. |
|
TG quy định nửa ca đầu |
Là khoảng thời gian được tính bằng phút bắt đầu từ thời gian bắt đầu ca đến thời gian kết thúc nửa ca đầu. |
|
TG bắt đầu nửa ca sau |
Là thời gian kết thúc nghỉ giải lao giữa ca. |
|
TG kết thúc ca |
Là thời gian kết thúc ca làm việc. |
|
TG quy định nửa ca sau |
Là khoảng thời gian được tính bằng phút bắt đầu từ thời gian bắt đầu ca đến thời gian kết thúc nửa ca đầu. |
|
Mốc bắt đầu |
Là mốc thời gian bắt đầu quẹt thẻ của nhân viên trong ca này. |
|
Mốc kết thúc |
Là mốc thời gian cuối cùng mà nhân viên quẹt trong ca đó (chú ý thời gian làm việc sau ca của nhân viên để khai báo hợp lý). |
|
Cho phép đi muộn |
Là khoảng thời gian cho phép đi muộn đầu ca của nhân viên. |
|
Cho phép về sớm |
Là khoảng thời gian cho phép về sớm khi kết thúc ca làm việc. |
|
Đơn vị chấm công |
Là đơn vị để tính công cho nhân viên. Ví dụ: Đơn vị chấm công là 5 phút. Một người làm 57 phút, hệ thống sẽ tính thời gian làm là 55 phút. |
|
Làm thêm theo đơn vị |
Là đơn vị làm tròn của thời gian làm thêm, ví dụ 1 người làm thêm là 7 phút và đơn vị làm thêm là 5 phút thì thời gian làm thêm là 5 phút, còn nếu thời gian làm nhỏ hơn 5 phút thì thời gian làm thêm là 0. |
|
Tổng nghỉ giữa ca |
Là khoảng thời gian được tính bằng phút, bắt đầu từ thời gian kết thúc nửa ca đầu đến thời gian bắt đầu nửa ca sau. |
|
Làm thêm tối thiểu sau ca |
Là khoảng thời gian làm thêm sau ca tối thiểu để được tính làm thêm. |
|
Cộng nghỉ giữa ca vào thời gian làm |
Nếu chọn ô này, phần mềm sẽ cộng thời gian nghỉ vào thời gian làm, trong trường hợp thời gian làm thực tế nhỏ hơn thời gian quy định ca làm của công ty. |
|
Ra ngoài không bị trừ giờ |
Nếu bạn chọn mục này và chọn cặp vào ra là “tất cả các cặp vào ra” thì phần mềm sẽ không trừ khoảng thời gian ra/ vào trong thời gian làm, VD: Bạn quẹt vào lúc 8h, ra lúc 9h, vào lúc 9h30 và ra lúc 17h, phần mềm sẽ không trừ khoảng thời gian từ 9h đến 9h30 vào thời gian làm việc ngày hôm đó. |
Sau khi khai báo xong các thông tin, bấm Lưu để lưu ca làm việc bạn vừa khai báo. Hệ thống sẽ thông báo việc lưu dữ liệu đã thành công.
3.2. Sửa ca làm việc
Ø B1: Chọn ca làm việc cần sửa, sau đó tiến hành thay đổi thông tin.
Ø B2: Chọn Lưu để hoàn tất sửa đổi. Thông báo lưu dữ liệu thành công hiện ra.
3.3. Xóa ca làm việc
Ø B1: Chọn ca làm việc cần xóa.
Ø B2: Chọn Xóa. Hệ thống sẽ hiện thông báo xác nhận việc xóa. Nhấn Có để đồng ý xóa hoặc nhấn Không để trở về.
4. Khai báo bộ phận, phòng ban
Để mở chức năng khai báo bộ phận, phòng ban ta làm như hình phía dưới.
B1: Nhấn chọn Hệ thống trên thanh tác vụ.
B2: Chọn Khai báo bộ phận (phím tắt Ctrl+F4).
B3: Khung khai báo bộ phận hiện ra. Đây sẽ là nơi để thao tác các chức năng như: Thêm, sửa, xóa, in excel
4.1. Tạo mới bộ phận – phòng ban
B1: Nhấn Tạo mới.
B2: Khung tạo mới hiện ra. Tại đây sẽ khai báo các thông tin cần thiết.
|
Tham số |
Giải thích |
|
Mã (*) |
Mã bộ phận do hệ thống tự động khai báo, người dùng không chỉnh sửa được. |
|
Tên (*) |
Tên bộ phận – phòng ban, bắt buộc phải nhập. |
|
Thứ tự hiển thị |
Là thứ tự hiển thị trên cây nhân sự, nếu không nhập sẽ được đặt giá trị mặc định là 0 và hiển thị trên cùng của cây nhân sự. |
4.2. Sửa bộ phận – phòng ban
B1: Chọn bộ phận – phòng ban cần chỉnh sửa.
B2: Nhấn Sửa, khung sửa chữa thông tin về bộ phận – phòng ban hiện ra
B3: Sau khi sửa xong, nhấn Lưu để kết thúc quá trình.
4.3. Xóa bộ phận – phòng ban
B1: Chọn bộ phận – phòng ban cần xóa.
B2: Nhấn Xóa, thông báo xác nhận hiện ra
B3: Chọn Có để xóa hoặc chọn Không để trở về.
5. Khai báo chức vụ
Để bật chức năng khai báo chức vụ, bạn làm như sau:
B1: Nhấn chọn Hệ thống trên thanh tác vụ
B2: Chọn Khai báo chức vụ
B3: Khung khai báo hiện ra. Tại đây ta có thể sử dụng các chức năng như: Tạo mới, sửa, xóa, in excel…
5.1 Tạo mới Chức vụ
B1: Nhấn Tạo mới.
B2: Khung tạo mới hiện ra. Tại đây bạn khai báo các thông tin cần thiết.
|
Tham số |
Giải thích |
|
Mã(*) |
Mã chức vụ do hệ thống tự động khai báo, người dùng không chỉnh sửa được. |
|
Tên (*): |
Nhập tên chức vụ. |
5.2 Sửa chức vụ
B1: Chọn chưc vụ cần chỉnh sửa.
B2: Nhấn Sửa, khung sửa chữa thông tin chức vụ hiện ra.
B3: Sau khi sửa xong, bấm Lưu để kết thúc quá trình.
5.3 Xoá chức vụ
B1: Chọn chức vụ cần xoá.
B2: Nhấn Xoá, thông báo xác nhận hiện ra.
B3: Chọn Có để xóa hoặc chọn Không để trở về.
6. Khai báo nhân viên
Để bật chức năng khai báo nhân viên, ta làm như sau:
Ø B1: Nhấn chọn Hệ thống trên thanh tác vụ.
Ø B2: Chọn Khai báo nhân viên.
Ø B3: Khung quản lý nhân viên hiện ra, tại đây bạn có thể sử dụng các chức năng như: Tạo mới, Lưu, Xem in, Thoát.
Ngoài ra, tại giao diện chính của phần mềm, bấm nút Nhân viên hoặc F5 để vào trực tiếp khung quản lý nhân viên (B3).
6.1. Tạo mới nhân viên
Ø B1: Nhấn Tạo mới.
Ø B2: Khung quản lý nhân viên hiện ra, tại đây bạn khai báo các thông tin cần thiết
